Klassische Digitalisierung manueller Datenverarbeitung

Business Intelligence für Fachabteilung

Wie wir den Experten eines Unternehmens durch clevere Prozesse wieder den Freiraum verschafften, ihrer Arbeit als Experten nachzugehen – frei von jedem Ballast und Overhead.

Business Intelligence

AUSGANGSLAGE

Die Abteilung des Kunden hat die Aufgabe, die Qualität der Produkte des eigenen Unternehmens zu untersuchen: dazu zeichnet er Messdaten auf (csv), bereitet diese mit definierten Algorithmen auf (Excel), kategorisiert die Daten (Excel) und wertet sie schließlich in einem Report aus (Excel, PowerPoint) – alles auf Datei-Basis.
Der Kunde hat vor > 10 Jahren mit einem Messinstrument und einem Experten angefangen; mittlerweile sind es fünf Geräte, die mit unterschiedlichen Prozeduren Ergebnisse liefern, die von mehr als 10 Experten verarbeitet werden: alles mit der ursprünglichen Methode.
Die zunehmende Komplexität der Aufgabe durch das Wachsen der Abteilung wird verstärkt durch die eingesetzte Verarbeitungsmethode: mehrfache Datenhaltung auf Datei-Basis (Excel, Powerpoint), zahl- und versionslose Varianten von Auswertungsalgorithmen in unterschiedlichen Dateien (Excel), individuell ausgefeilte, aber aufwendige Aufbereitungen von standardisierbaren Diagrammen (Excel).
Die Experten, die an sich ihre Expertise in der Auswertung der Messergebnisse zum Einsatz bringen sollen, waren beschäftigt, den Overhead zu bewältigen.

Lösungsansatz

Design eines Datenmodels und einer Datenbankarchitektur, sodass die Daten gespeichert und abgerufen werden können.
Algorithmen und Prozesse wurden einer Prüfung unterzogen, sodass diese verschlankt werden konnten und automatisierbare Schritte identifiziert sind. Diese Schritte wurden in eine Software überführt.
Anwendungssoftware speist die Daten in die Datenbank ein, dabei werden die Daten hinzu KPIs aggregiert.
Bestehende Prozesse und Auswertungsschritte wurden analysiert und auf die wesentlichen Vorgänge reduziert, diese anschließend automatisiert und implementiert.
Daten wurden kontinuierlich erfasst, durch die entwickelte Software aufbereitet und dem verantwortlichen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt.

Ergebnisse

Bestehendes Experten-Silowissen sowie auf einzelne Personen zugeschnittene („historisch gewachsene“) Prozesse, wurden analysiert und automatisierbare Tätigkeiten herausgelöst.
Sämtliche Daten werden automatisiert zur Verfügung gestellt: Von der Messmaschine direkt in den PDF- oder PowerPoint-Report.
Zusätzliche Erstellung eines Planungstools, zuständige „teure“ Mitarbeitende wurden nicht mehr durch administrative Tätigkeiten blockiert und können sich auf das Wesentliche konzentrieren -> Analyse der Daten und Interpretation der Ergebnisse.
Optimierung des gesamten Prozesses, indem Reports automatisiert erstellt werden und damit einhergehend eine zunehmende Standardisierung stattfindet.
Bisherige Ineffizienzen in der Zuteilung der Ressourcen (verwendete Zeit der verantwortlichen Mitarbeitenden) wurden eliminiert.

Kundennutzen

Externalisierung des Expertenwissens: Durch die Werkzeug-gestützte Arbeiten konnten neue Mitarbeitende befähigt werden Aufgaben zu übernehmen, für die bisher Expertenwissen benötigten wurde.
Sicherheit: Vermeidung des Verlustes von Domänen-Know-How durch Experten, die das Unternehmen verlassen
Verbesserung der Entscheidungsfähigkeit: schnellerer Zugriff auf Daten und gleichbleibende Visualisierung der Daten
Administrative Vorgänge / Data Handling, Datenverarbeitung wurden digitalisiert und der Fachexperte der Abteilung dazu befähigt sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren. Manuelle, zeitintensive Arbeiten (Zuarbeit) konnten schließlich auf mehrere Assistenten verteilt werden
Skalierbarkeit: Verteilung der Arbeitslast über mehrere Mitarbeitende, aber auch geografisch, da Zuarbeit global erfolgen kann
Die Mitarbeiter können in kleineren Intervallen ihre Reports erstellen, und somit die Entwicklung neuer Produkte effizienter vorantreiben.

Ansprechpartner

Werner Spiegl

Leiter Consulting

Tel.: 09131/9408-0
E-Mail: werner.spiegl@astrum-it.de

Martin Hühn

Partner & Account Manager

Tel.: 09131/9408-0
E-Mail: martin.huehn@astrum-it.de

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