Klassische Digitalisierung manueller Datenverarbeitung
Business Intelligence für Fachabteilung
Wie wir den Experten eines Unternehmens durch clevere Prozesse wieder den Freiraum verschafften, ihrer Arbeit als Experten nachzugehen – frei von jedem Ballast und Overhead.
1. Ausgangslage
- Die Abteilung des Kunden hat die Aufgabe, die Qualität der Produkte des eigenen Unternehmens zu untersuchen: dazu zeichnet sie Messdaten auf (csv), bereitet diese mit definierten Algorithmen auf (Excel), kategorisiert die Daten (Excel) und wertet sie schließlich in einem Report aus (Excel, PowerPoint) – alles auf Datei-Basis.
- Der Kunde hat vor > 10 Jahren mit einem Messinstrument und einem Experten angefangen; mittlerweile sind es fünf Geräte, die mit unterschiedlichen Prozeduren Ergebnisse liefern, die von mehr als 10 Experten verarbeitet werden: alles mit der ursprünglichen Methode.
- Die zunehmende Komplexität der Aufgabe durch das Wachsen der Abteilung wird verstärkt durch die eingesetzte Verarbeitungsmethode: mehrfache Datenhaltung auf Datei-Basis(Excel, Powerpoint), zahl- und versionslose Varianten von Auswertungsalgorithmen in unterschiedlichen Dateien (Excel), individuell ausgefeilte, aber aufwendige Aufbereitungen von standardisierbaren Diagrammen (Excel).
- Die Experten, die an sich ihre Expertise in der Auswertung der Messergebnisse zum Einsatz bringen sollen, waren beschäftigt, den Overhead zu bewältigen.
2. Vorgehensweise/Lösungsansatz
- Zunächst designten wir ein Datenmodell und eine Datenarchitektur, um die Daten speichern und abrufen zu können.
- Algorithmen und Prozesse wurden einer Prüfung unterzogen, um diese zu verschlanken und automatisierbare Schritte zu identifizieren. Diese Schritte wurden in eine Software überführt.
- Eine Anwendungssoftware speiste in Folge die Daten in die Datenbank ein. Dabei werden die Daten hin zu KPIs aggregiert.
- Bestehende Prozesse und Auswertungsschritte wurden analysiert und auf die wesentlichen Vorgänge reduziert, diese anschließend automatisiert und implementiert.
- Daten wurden kontinuierlich erfasst, durch die entwickelte Software aufbereitet und dem verantwortlichen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt.
- Reports werden im Planungstool archiviert, wodurch ein direkter Zusammenhang und Zugang zu den zugrunde liegenden Daten geschaffen wird.
3. Ergebnisse
- Bestehendes Experten-Silowissen sowie auf einzelne Personen zugeschnittene („historisch gewachsene“) Prozesse, wurden analysiert und automatisierbare Tätigkeiten herausgelöst.
- Sämtliche Daten werden automatisiert zur Verfügung gestellt: Von der Messmaschine direkt in den PDF- oder PowerPoint-Report.
- Zusätzliche Erstellung eines Planungstools, zuständige „teure“ Mitarbeitende werden nicht mehr durch administrative Tätigkeiten blockiert und können sich auf das Wesentliche konzentrieren -> Analyse der Daten und Interpretation der Ergebnisse.
- Durch die Automatisierung der Reports und der damit einhergehenden zunehmendenStandardisierung, konnte der gesamte Prozess optimiert werden und bisherige Ineffizienzen in der Zuteilung der Ressourcen eliminiert werden.
4. Kundennutzen
- Durch die Automatisierung und Standardisierung können einheitliche Ergebnisse jederzeit entsprechenden Entscheidern oder der gesamten Fachabteilung zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich erhöht die Standardisierung den Wiedererkennungswert und erleichtert die Analyse.
- Die zentrale Archivierung erleichtert die Auffindbarkeit.
- Eine professionelle Anpassbarkeit der Graphen durch Vektorgraphiken ist zu jedem Zeitpunkt gegeben, sodass die Arbeit der Wissenschaftler entsprechend widergespiegelt wird.
- Die Leser der Berichte sehen immer den aktuellen Stand des Reports. Ein mehrfachesVersenden und Ablegen des Reports entfällt.
- Durch Einbetten der Reporterstellung in einen Freigabe-/Review-Prozess ist jederzeit derBearbeitungsstand ersichtlich, z.B. wo der Bericht gerade „hängt“.
Ansprechpartner
Werner Spiegl
Leiter Consulting
Tel.: 09131/9408-0
E-Mail: werner.spiegl@astrum-it.de
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