Optimierung des Besucherverwaltungsprozesses mit SaaS-Hosting von VISIT

In unserem neuesten Blogbeitrag zeigen wir, wie innovative SaaS-Hosting-Lösungen und digitale Besuchermanagementsysteme Unternehmen dabei unterstützen, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und den steigenden Anforderungen an Sicherheit und Flexibilität gerecht zu werden.

Unsere Kollegin Katja spricht über die Gründe, warum sich Symrise für die Hosting-Lösungen von VISIT entschieden hat, welche spezifischen Anforderungen das Projekt mit sich brachte und wie wir gemeinsam Herausforderungen gemeistert haben, um das Besuchermanagement bei Symrise nachhaltig zu optimieren.

Katja, Technical Account Manager bei VISIT

Was waren die Hauptgründe, warum Symrise sich für unsere Hosting-Dienste entschieden hat?

Katja: Die Hauptgründe, warum sich Symrise für das Saas-Modell entschieden hat, waren interne IT-Richtlinien, planbare Kosten und eine geringe einmalige Investition.

Welche spezifischen Hosting-Lösungen bieten wir Symrise an, und warum wurden diese ausgewählt?

Katja: Symrise wickelt den gesamtem Besucherverwaltungsprozess über VISIT ab. Die Besonderheiten bei Symrise ist das Management der Besuchertransfers. Hierbei können die Mitarbeitenden schon bei Voranmeldung der Besucher*innen, Informationen zur Anreise hinterlegen, um den Bedarf nach einem Transfer abzufragen. Falls die zu diesem Zeitpunkt nicht bekannt sein sollte, ist es auch zudem möglich, dass Besuchende beim Online Check-In Informationen zur An- und Abreise hinterlegen, so dass Symrise-Mitarbeitende das Management des Transfers anstoßen und organisieren können.

Symrise bildet über uns 20.000 Frequentierungen im Jahr ab. Dabei nutzen sie unter anderem Module wie Online Check-In, die Individuellen Felder Plus, Mitarbeitende anderer Standorte, Sicherheitsunterweisungen, Kopplung zu einem Zutrittskontrollsystem sowie die An- und Abmeldung von Besuchenden am Kiosksystem. Außerdem wurde die Sonderentwicklung umgesetzt, dass die VISIT-Oberfläche nun auch in französischer Sprache abgebildet wird.

Bei Symrise gibt es die Möglichkeit, dass Besucher*innen durch Mitarbeitende vor angemeldet werden oder nicht vor angemeldete Besucher*innen sich am Kiosk registrieren können.

Schon in der Email an den Besuchenden nach Voranmeldung kann der Besuchende sich per Online Check-In anmelden. Hierbei kann er seine Daten ergänzen, die Sicherheitsunterweisung durchführen und Fragen zu einem möglichen Besuchstransfer beantworten. Durch eine Schnittstelle können diese Daten dann in eine Auswertungsübersicht fließen. An dieser Möglichkeit wird gerade noch beidseitig gearbeitet.

Falls ein Transfer erwünscht ist, wird eine E-Mail an den Organisator des Transfers versendet.

Wenn der Besuchende vor Ort ist, kann dieser sich dann am Kiosk anmelden oder direkt beim Empfang melden. Dieser druckt den Besucherschein aus und meldet dem besuchten Mitarbeitenden, dass der Besuchende eingetroffen ist.

Sobald der Besuchende vom Mitarbeitenden abgeholt wurde, wird der Besuch in VISIT begonnen.

Gab es besondere Herausforderungen, die wir bei der Bereitstellung von Hosting für Symrise überwinden mussten?

Katja: Eine kleine Herausforderung gab es beim Mitarbeiterimport. Hier ist es so, dass Symrise zahlreiche Standorte und unterschiedliche Tochter- bzw. Schwesterunternehmen betreibt und die Mitarbeiterzuordnungen korrekt in VISIT hinterlegt werden mussten, sodass das Modul „Mitarbeiter anderer Standorte“ effizient genutzt werden konnte. Hierbei handelt es sich um ein Modul, bei dem der Datensatz von Mitarbeitenden anderer Standorte genutzt wird, um diesen ebenfalls als Besucherdatensatz in VISIT verwerten zu können. Somit müssen die Daten nicht neu eingepflegt werden. Dies lohnt sich besonders für Unternehmen, bei denen der Prozentsatz der Mitarbeitende, welche andere Standorte besuchen sehr hoch ist.

Wie haben wir diese Herausforderungen gemeistert, und welche Maßnahmen haben wir ergriffen, um sicherzustellen, dass der Kunde zufrieden ist?

Katja: Es hatte ein paar spezielle Anpassungen und Überarbeitungen der Mitarbeiterzuweisungen an bestimmte Organisationseinheiten bzw. Standorte gebraucht, um den Mitarbeiterimport so zu gestalten, dass die Zuordnung korrekt und zufriedenstellend ist. Hierfür musste die Konfiguration im System um einige neue Anlagen erweitert werden. Das IT-Team von Symrise hat hier auch bestmöglich mitgewirkt, um die Zuordnung so zu gestalten, dass diese in VISIT korrekt abgebildet wird.

Welche positiven Veränderungen oder Ergebnisse hat Symrise seit der Umstellung auf unsere Hosting-Lösungen erlebt?

Katja: Bevor Symrise VISIT genutzt hatte, wurden die Transferinformation in eine Excel-Liste eingetragen. Die Besuchenden mussten speziell zu eventuellen Transferwünschen und allen wichtigen Informationen dazu befragt werden. Danach mussten diese Daten gepflegt und manuell weitergegeben werden. Durch VISIT ist eine automatischere Abfrage der Transferinformationen ermöglicht worden. Durch eine Schnittstelle können diese gesammelten Daten dann zukünftig in eine vorgefertigte Transferdatenübersicht fließen.

Es ist zwar noch eine Softwareerweiterung für die bessere Auswertbarkeit der Transferinformationen notwendig, allerdings ist die Abwicklung bereits vereinfacht worden und durch ein weiteres Feature in VISIT in der Zukunft noch besser und einfacher abbildbar.

Was würdest du anderen Unternehmen empfehlen, die auf der Suche nach einem zuverlässigen Hosting-Partner sind?

Katja: Bei unserem Hosting-Angebot erhält der Kunde Produkt und Hosting aus einer Hand, deshalb kann die optimale Bereitstellung der Services gewährleitet werden.

Ein Fernzugriff aufs interne Netz und die Serverinfrastruktur und später auch das VISIT-System muss nicht extra eingerichtet werden.

Die komplette Infrastruktur mit Datenbank, Zertifikaten und notwendigen Webservern, bzw. die Systemvoraussetzungen sind bereits gegeben und müssen nicht im internen Netz aufgebaut werden. Außerdem können die Projektleiter jederzeit ohne Hindernisse Support leisten, da wir uns selbstständig auf den Server aufschalten können. Hier können wir Logs durchsuchen und direkt an der Ursache Fehlerbehebung betreiben oder das System anpassen, falls notwendig.

Zudem können Updates unabhängig vom Kunden durchgeführt werden, das spart Zeit.

Vielen Dank für das Interview, Katja!

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