Business Intelligence für Fachabteilung

ASTRUM IT — Sun, 23 Feb 2025 14:21:30 +0000

Die Abteilung des Kunden hat die Aufgabe, die Qualität der Produkte des eigenen Unternehmens zu untersuchen: dazu zeichnet sie Messdaten auf (csv), bereitet diese mit definierten Algorithmen auf (Excel), kategorisiert die Daten (Excel) und wertet sie schließlich in einem Report aus (Excel, PowerPoint) – alles auf Datei-Basis.
Der Kunde hat vor > 10 Jahren mit einem Messinstrument und einem Experten angefangen; mittlerweile sind es fünf Geräte, die mit unterschiedlichen Prozeduren Ergebnisse liefern, die von mehr als 10 Experten verarbeitet werden: alles mit der ursprünglichen Methode.
Die zunehmende Komplexität der Aufgabe durch das Wachsen der Abteilung wird verstärkt durch die eingesetzte Verarbeitungsmethode: mehrfache Datenhaltung auf Datei-Basis(Excel, Powerpoint), zahl- und versionslose Varianten von Auswertungsalgorithmen in unterschiedlichen Dateien (Excel), individuell ausgefeilte, aber aufwendige Aufbereitungen von standardisierbaren Diagrammen (Excel).
Die Experten, die an sich ihre Expertise in der Auswertung der Messergebnisse zum Einsatz bringen sollen, waren beschäftigt, den Overhead zu bewältigen.

Zunächst designten wir ein Datenmodell und eine Datenarchitektur, um die Daten speichern und abrufen zu können.
Algorithmen und Prozesse wurden einer Prüfung unterzogen, um diese zu verschlanken und automatisierbare Schritte zu identifizieren. Diese Schritte wurden in eine Software überführt.
Eine Anwendungssoftware speiste in Folge die Daten in die Datenbank ein. Dabei werden die Daten hin zu KPIs aggregiert.
Bestehende Prozesse und Auswertungsschritte wurden analysiert und auf die wesentlichen Vorgänge reduziert, diese anschließend automatisiert und implementiert.
Daten wurden kontinuierlich erfasst, durch die entwickelte Software aufbereitet und dem verantwortlichen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt.
Reports werden im Planungstool archiviert, wodurch ein direkter Zusammenhang und Zugang zu den zugrunde liegenden Daten geschaffen wird.

Bestehendes Experten-Silowissen sowie auf einzelne Personen zugeschnittene („historisch gewachsene“) Prozesse, wurden analysiert und automatisierbare Tätigkeiten herausgelöst.
Sämtliche Daten werden automatisiert zur Verfügung gestellt: Von der Messmaschine direkt in den PDF- oder PowerPoint-Report.
Zusätzliche Erstellung eines Planungstools, zuständige „teure“ Mitarbeitende werden nicht mehr durch administrative Tätigkeiten blockiert und können sich auf das Wesentliche konzentrieren -> Analyse der Daten und Interpretation der Ergebnisse.
Durch die Automatisierung der Reports und der damit einhergehenden zunehmendenStandardisierung, konnte der gesamte Prozess optimiert werden und bisherige Ineffizienzen in der Zuteilung der Ressourcen eliminiert werden.

Durch die Automatisierung und Standardisierung können einheitliche Ergebnisse jederzeit entsprechenden Entscheidern oder der gesamten Fachabteilung zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich erhöht die Standardisierung den Wiedererkennungswert und erleichtert die Analyse.
Die zentrale Archivierung erleichtert die Auffindbarkeit.
Eine professionelle Anpassbarkeit der Graphen durch Vektorgraphiken ist zu jedem Zeitpunkt gegeben, sodass die Arbeit der Wissenschaftler entsprechend widergespiegelt wird.
Die Leser der Berichte sehen immer den aktuellen Stand des Reports. Ein mehrfachesVersenden und Ablegen des Reports entfällt.
Durch Einbetten der Reporterstellung in einen Freigabe-/Review-Prozess ist jederzeit derBearbeitungsstand ersichtlich, z.B. wo der Bericht gerade „hängt“.

Business Intelligence – ASTRUM IT